- 5 этапов деловой переписки по электронной почте
- Примеры деловой переписки по электронной почте: что такое хорошо и что такое плохо?
- Хороший пример деловой переписки по электронной почте (коммерческое предложение)
- Плохой пример деловой переписки (коммерческое предложение)
- Шпаргалка по ошибкам: как вести деловую переписку по электронной почте правильно
Правила деловой переписки по электронной почте вы можете изучить в этой статье. Но теория без практики бессмысленна. Предлагаем изучить отдельные примеры деловых сообщений и будем учиться составлять письма без ошибок.
5 этапов деловой переписки по электронной почте
Начинать деловую переписку следует с изучения ее этикета. Освежите в памяти особенности таких сообщений: краткость, лаконичность и т.д. Далее переходите к самому письма:
- Определите цель сообщения. Деловые письма могут выражать благодарность, требование, соболезнование. В них могут содержаться условия сотрудничества или правила гарантийного обслуживания;
- Составьте план письма. Соблюсти этикет деловой переписки по электронной почте и написать хорошее сообщение поможет план. Тут все как в старых добрых сочинениях: набросайте на листе последовательность будущего письма;
- Напишите тему письма. Часто этот пункт пропускают. А очень зря. Нет темы — нет письма. Название сообщения должно отображать всю его суть, но занимать не более 50 символов. Если вы пишите ответ на другое письмо, используйте отсылку «Re:»;
- Составьте сообщение. Руководствуйтесь стандартной структурой: «обращение, приветствие, тело письма, заключение, инициалы». Само тело письма строится в зависимости от его типа. Если это презентация, то сперва описывайте преимущества и суть предложения. Если благодарность — сразу переходите к словам благодарности. Но в каждом случае описывайте суть в начале. Все остальное — по мере раскрытия темы.
- Отправьте письмо. Лучшее время для отправки — будние. Не отсылайте письма в выходные дни, а также в нерабочее время.
Для письма используйте стандартный набор шрифтов. Если нужно выделить какие-то фразы — делайте это с помощью жирного выделения или курсива. А вот цветными маркерами не злоупотребляйте.
Примеры деловой переписки по электронной почте: что такое хорошо и что такое плохо?
Хороший пример деловой переписки по электронной почте (коммерческое предложение)
«Добрый день, Петр Леонидович! Компания ООО IDM предлагает размещение рекламы вашего предприятия на билбордах в Москве. Наружная реклама поможет подчеркнуть ваши конкурентные преимущества на рынке и расширить клиентскую базу в среднем на 15% за 3 месяца. Для примера высылаю кейсы уже проведенных рекламных кампаний для организаций аналогичного направления. Предлагаем созвониться в удобное для вас время и обсудить детали сотрудничества. С уважением, директор компании IDM».
Почему хорошо:
- Есть четкое обращение и понятное предложение;
- Прикреплен пример услуги для ознакомления;
- Есть конкретика по плану продвижения в цифрах;
- Выдержан нейтральный тон.
Плохой пример деловой переписки (коммерческое предложение)
«Уважаемый Петр Леонидович, доброго времени суток! Хотим предложить вам рассмотреть услуги по размещению наружной рекламы в Москве. Готовы выполнить рекламную кампанию под ключ. Если предложение вас заинтересует — можем предоставить примеры уже размещенных баннеров для компаний, похожих на вашу».
Почему плохо:
- «Доброго времени суток» — прошлый век;
- Принижение компании потенциального клиента («похожих на вашу»);
- Отсутствует представление о самой рекламной кампании;
- Нет примеров работ, болтология.
Еще один промах в этом письме — это формулировка «Если заинтересует… то можем». Такое «можем» всегда звучит немного высокомерно. Если можете — предоставляйте сразу. А если нет — не давайте ложных обещаний.
В 2022 году этикет деловой переписки по электронной почте не предусматривает обращение к читателю на Вы с Заглавной. Это выглядит как попытка привлечь внимание, уважить клиента.
Шпаргалка по ошибкам: как вести деловую переписку по электронной почте правильно
Чтобы письмо было дописано до конца, избегайте следующих ошибок:
Фраза | В чем ошибка? | Как исправить? |
«Чтобы получить доступ, вы должны перейти…» | Собеседник ничего не должен. А если и должен — не нужно на это давить. | «Чтобы получить доступ, перейдите…» |
«Хотите, чтобы я вам помог? Тогда давайте созвонимся…» | Риторический вопрос. | «Предлагаю созвониться, чтобы я смог решить эту проблему» |
«Как я уже писал ранее…» | Демонстрация превосходства над собеседником. | Если надо что-то повторить — повторите. |
«С нашей стороны поступило предложение рассмотреть возможность встречи…» | Вода. | «Предлагаем встретиться…» |
«Искренне ваш, Василий Петров» | Клише. Так уже никто не говорит | «С уважением, Василий Петров» |
«Предлагаю провести встречу в чт. в нашем ЦО в 210-м» | Много сокращений. | «Предлагаю встретиться в четверг в центральном офисе в кабинете №210» |
Также помните о грамматических, пунктуационных и ошибках другой природы. Все они — табу для деловых писем. Лучше перепроверьте правильность написания незнакомых слов самостоятельно, чем попадать впросак и краснеть потом за свою неграмотность.