Примеры деловой переписки по электронной почте

Правила деловой переписки по электронной почте вы можете изучить в этой статье. Но теория без практики бессмысленна. Предлагаем изучить отдельные примеры деловых сообщений и будем учиться составлять письма без ошибок.

5 этапов деловой переписки по электронной почте

Начинать деловую переписку следует с изучения ее этикета. Освежите в памяти особенности таких сообщений: краткость, лаконичность и т.д. Далее переходите к самому письма:

1. Определите цель сообщения. Деловые письма могут выражать благодарность, требование, соболезнование. В них могут содержаться условия сотрудничества или правила гарантийного обслуживания;
2. Составьте план письма. Соблюсти этикет деловой переписки по электронной почте и написать хорошее сообщение поможет план. Тут все как в старых добрых сочинениях: набросайте на листе последовательность будущего письма;
3. Напишите тему письма. Часто этот пункт пропускают. А очень зря. Нет темы — нет письма. Название сообщения должно отображать всю его суть, но занимать не более 50 символов. Если вы пишите ответ на другое письмо, используйте отсылку «Re:»;
4. Составьте сообщение. Руководствуйтесь стандартной структурой: «обращение, приветствие, тело письма, заключение, инициалы». Само тело письма строится в зависимости от его типа. Если это презентация, то сперва описывайте преимущества и суть предложения. Если благодарность — сразу переходите к словам благодарности. Но в каждом случае описывайте суть в начале. Все остальное — по мере раскрытия темы.
5. Отправьте письмо. Лучшее время для отправки — будние. Не отсылайте письма в выходные дни, а также в нерабочее время.

Для письма используйте стандартный набор шрифтов. Если нужно выделить какие-то фразы — делайте это с помощью жирного выделения или курсива. А вот цветными маркерами не злоупотребляйте.

Примеры деловой переписки по электронной почте: что такое хорошо и что такое плохо?

Хороший пример деловой переписки по электронной почте (коммерческое предложение)

«Добрый день, Петр Леонидович! Компания ООО IDM предлагает размещение рекламы вашего предприятия на билбордах в Москве. Наружная реклама поможет подчеркнуть ваши конкурентные преимущества на рынке и расширить клиентскую базу в среднем на 15% за 3 месяца. Для примера высылаю кейсы уже проведенных рекламных кампаний для организаций аналогичного направления. Предлагаем созвониться в удобное для вас время и обсудить детали сотрудничества. С уважением, директор компании IDM».

Почему хорошо:

• Есть четкое обращение и понятное предложение;
• Прикреплен пример услуги для ознакомления;
• Есть конкретика по плану продвижения в цифрах;
• Выдержан нейтральный тон.

Плохой пример деловой переписки (коммерческое предложение)

«Уважаемый Петр Леонидович, доброго времени суток! Хотим предложить вам рассмотреть услуги по размещению наружной рекламы в Москве. Готовы выполнить рекламную кампанию под ключ. Если предложение вас заинтересует — можем предоставить примеры уже размещенных баннеров для компаний, похожих на вашу».   

Почему плохо:

• «Доброго времени суток» — прошлый век;
• Принижение компании потенциального клиента («похожих на вашу»);
• Отсутствует представление о самой рекламной кампании;
• Нет примеров работ, болтология.

Еще один промах в этом письме — это формулировка «Если заинтересует… то можем». Такое «можем» всегда звучит немного высокомерно. Если можете — предоставляйте сразу. А если нет — не давайте ложных обещаний.

В 2022 году этикет деловой переписки по электронной почте не предусматривает обращение к читателю на Вы с Заглавной. Это выглядит как попытка привлечь внимание, уважить клиента.

Шпаргалка по ошибкам: как вести деловую переписку по электронной почте правильно

Чтобы письмо было дописано до конца, избегайте следующих ошибок:

Также помните о грамматических, пунктуационных и ошибках другой природы. Все они — табу для деловых писем. Лучше перепроверьте правильность написания незнакомых слов самостоятельно, чем попадать впросак и краснеть потом за свою неграмотность.