Общению тоже надо учиться. Особенно — если это деловая переписка, от которой напрямую зависят ваши отношения с партнером, заказчиком, покупателем или даже репутация всей компании. Такие сообщения далеко не формальность. И относиться к ним легкомысленно — точно не стоит.
Что такое деловая переписка: коротко по теории
Деловая переписка — это общение, связанное с бизнесом. Это могут быть сообщения работодателя сотрудникам. Или диалог между потенциальными партнерами. А может быть — общение между заказчиком и копирайтером.
Главная цель — передать адресату информацию. Это может быть:
- Информация о новых условиях;
- Коммерческое предложение;
- Поздравление с праздником;
- Ответ на принятое сообщение и т.д.
Для ведения деловой переписки принято использовать электронную почту: Mail, Google, Yandex и др.
Основные виды деловой переписки
Деловое общение включает 6 видов документов:
- Запросы и требования;
- Извинения;
- Благодарность;
- Коммерческие сообщения (гарантийные письма, презентации и т.д.);
- Поздравления;
- Соболезнования.
По типу связи деловая переписка может быть внутренней и внешней. В первом случае диалог ведется внутри конкретной организации, во втором — между отдельными компаниями.
Даже если собеседник предлагает вам перейти «на ты», откажитесь и соблюдайте субординацию. Да, неформальное общение сближает. Но параллельно оно постепенно стирает обязательства.
Общие правила деловой переписки
Сегодня все смешалось. Деловые сообщения отправляются на почту, часто перетекают в мессенджеры, а периодически преобразуются в голосовые смс-ки. Все это больше походит на общение со старым приятелем. И все меньше — на серьезный диалог. Этикет деловой переписки меняется. Уже никто не пишет «Извещаем Вас» и уж тем более не использует обращение «Гражданин». Но правила ведения деловой переписки неизменны:
- Ясность. Делайте сообщение понятным для получателя. Пишите его «на языке» адресата. А вот от использования сложных терминов откажитесь.
- Краткость. Во-первых, само письмо должно быть небольшим. В огромных сообщениях есть риск забыть к концу текста то, о чем говорилось в начале. А во-вторых, делайте предложения короткими, легкими, без оборотов.
- Логическая последовательность. Раскрывайте тему постепенно, рассматривая каждый пункт отдельно. Важные части отделяйте друг от друга абзацами.
- Учтивость. Общайтесь с собеседником вежливо. Но избегайте откровенной лести. Тут важно «не пересластить».
- Грамотность. Независимо от направления письма — заказчик/партнер/сотрудник — перед его отправкой нужно вычитать текст. Любые ошибки могут работать против вас.
Еще одно важное правило — структура. В деловом сообщении должен быть четкий план. Поток сознания и полотно несвязанных между собой предложений лучше оставить для общения с другом.
Этика деловой переписки: подпись, тема, обращение
Помимо общих правил подготовки самого текста, основы деловой переписки включают еще и множество нюансов оформления письма:
- Тема. Именно тема письма в деловой переписке привлекает внимание адресата. Она должна коротко отражать суть сообщения.
- Адрес и подпись. В конце письма обязательно указывайте свои инициалы, а также почту для связи. Кстати, последняя должна выглядеть адекватно. Подростковые варианты наподобие «defchonka90» не подходят. Почта должна быть созвучной, запоминающейся.
- Обращение. Несколько раз проверяйте имя получателя. От обращения в деловой переписке зависит мнение собеседника. И если вы в одном сообщение назовете адресата сперва Анной, а потом Алиной или напишите просто «Ань», то с вами просто не будут общаться.
- Объем. Не пишите в письме больше 150 слов. Меньше — пишите. Чем короче сообщение, тем выше вероятность, что его дочитают до конца. Но это касается только некоммерческих сообщений (благодарности, просьбы).
- Стиль. Для деловых писем используется только официально-деловой стиль с точными формулировками.
Старайтесь в одном письме рассматривать один конкретный вопрос. Если не получается — обязательно структурируйте сообщение и визуально разделяйте темы.
Структура делового письма
Деловое письмо состоит из нескольких частей. Первая — обращение к адресату. Начинайте с приветствия. Использовать «Доброго времени суток» — это моветон. Замените ее на традиционные «Доброе утро», «Добрый день» и т.д. Обращение должно быть либо прямым по имени (желательно использовать его полную форму, с отчеством), либо общим («Уважаемый»). А вот сокращать слова в обращении, по правилам этикета в деловой переписке, нельзя.
Вторая часть — вступление. Укажите причины и основания для сообщения. Вот некоторые шаблонные фразы для деловой переписки:
- В связи с…;
- В соответствии с…;
- Ввиду того, что…
Адресат должен понять, почему и для чего составлено письмо.
Третья часть — основная. Тут описывается суть вопроса, просьбы, рекомендации и т.д. В основной части рекомендуется использовать списки (когда это уместно), выделение абзацев. Весь текст должен быть сухим, понятным и четким.
Интересно: Хорошие примеры деловой переписки — сообщения от крупных интернет-магазинов: «Вы оформили заявку, вот ссылка на заказ» — ничего лишнего.
Четвертая часть — заключение. В окончании письма в деловой переписке подводится резюме всего вышесказанного. Также в заключении размещается подпись, которая состоит из нескольких элементов:
- Выражение вежливости («С уважением…», «Надеюсь на понимание» и т.д.);
- Имя отправителя;
- Должность отправителя;
- Название компании;
- Контактные данные (телефон/почта/соцсети).
Если не указать подпись, то письмо получится как минимум оборванным.
5 советов для деловой переписки
Освоить язык деловой переписки на 100% сложно. Вопросы по оформлению писем будут возникать всегда. Чтобы их было как можно меньше, помните 5 советов:
- Не злоупотребляйте клавишей capslock, восклицательными знаками, смайликами. Эмодзи лучше вообще не использовать.
- Не извиняйтесь. Хватит писать «Прошу прощения», «Извините за беспокойство». Так вы сразу ставите себя в проигрышную позицию. В начале письма в деловой переписке используйте приветствие и обращение — как описано в структуре.
- Напоминайте о себе. Если адресат долго не отвечает на сообщение, пишите повторно. Подходящая формулировка: «Не уверен, получили ли вы мое письмо…». Но перед тем, как напомнить о себе в деловой переписке, проверьте, а было ли отправлено сообщение в принципе.
- Предоставляйте вспомогательные материалы. Дополняйте сообщение ссылками, файлами, документами — всем, что может потребоваться адресату.
- Избегайте штампов. «Доброго времени суток», «будьте так добры», «я вас услышал» — если видите эти предложения в своем сообщении, смело их убирайте.
И главное — никогда не пишите письмо на эмоциях. Они мешают сконцентрироваться на теме и доступно объяснить собеседнику суть проблемы. Пишите в спокойной обстановке, на свежую голову.
